28 Tahun Perjalananku

Mengundang anak dan istri ke Jepang dengan CoE

Oleh : Tun Ahmad Gazali *)

                                    

Meskipun pernah mengurus CoE ( Certificate of Eligibility) hampir sepuluh tahun lalu saat mengundang anak istri ke Saga city-Japan guna menemani studi masterku di Saga University,Japan (2004-2006), saat ingin mengundang anak istri kali ini, jujur saya katakan untuk mengurus CoE kali ini, saya ada merasakan rasa takut terkait informasi yang menginfokan tentang cukup susahnya  dan kelengkapan berkas yang kadang menurut saya tidak masuk akal dan menyusahkan diri sendiri. Alhamdulillah secara administrasi, CoE anak istri saya ternyata hanya butuh waktu 2 hari penyelesaiannya. Wow hanya 2 hari?.....iya benar…….Begini cerita pengalaman saya yang mungkin berguna bagi teman-teman.

Foto1. Gambar saat anak istri mendampingiku study S2 di Saga University-Japan

Karena rasa rindu dan rasa ingin berkumpul dengan anak istri yang semakin hari semakin menngelora, saya mulai mempersiapkan mengurus CoE yang merupakan  surat keterangan yang berisi tentang kelayakan seseorang untuk tinggal di Jepang dalam jangka waktu tertentu, sehingga saya berharap dengan COE ini, istri dan anak saya yang akan saya bawa ke Jepang nanti bisa langsung mendapatkan visa dependent, bukan hanya visa turis karena terkait kondisi keuangan saya disini kata teman-teman sangat sulit saya mendapatkan CoE.

Foto 2. Edisi rindu saja pokoknya...hahahahahahaha

Sedikit saya gambarkan situasi kondisi saya yang secara legal formal hanya mendapatkan beasiswa Honour Monbukagakusho yang nilainya tidak sebesar beasiswa Monbukagakusho biasanya serta tambahan beasiswa local dari kampus sebagai ‘’ Teaching Assistant’’ dan sebagai ‘’ Research Assistant’’.

Saat saya ‘’searching’’ info pengurusan CoE, wah wah wah yang terbayang adalah sesuatu kelengkapan berkas yang ‘’complicated, ribet, dan ‘’maaf’’ menyusahkan diri sendiri karena menyediakan kelengkapan berkas yang diasumsikan sendiri-sendiri dan sebenarnya tidak perlu.

Beberapa hal baru dan yang merupakan informasi sebelumnya yang mengesankan ribetnya mengurus CoE antara lain :

1.     Pertama kita perlu Formulir aplikasi COE yang bisa kita dapatkan di internet. Jadi tidak ribet kok untuk mendapatkan form ini.

2.    Lalu kita perlu siapkan foto copy paspor istri dan anak yang akan diajak tinggal di Jepang nantinya (cukup satu lembar saja pada halaman yang ada memuat keterangan saja, tidak perlu semua 48 halaman, ya)

3.    Pas photo istri dan anak (3×4 cm) masing-masing cukup 1 lembar yang kita tempelkan di form aplikasi CoE.

1.     Kemudian saya siapkan masing-masing (cukup) 1 lembar foto copy Kartu Keluarga(KK), foto copy Surat Nikah dan bila membawa anak, maka kita lampirkan pula (cukup) masing-masing 1 lembar foto copy Akte Kelahiran masing-masing anak yang akan diajak ke Jepang. Lalu siapkan berkas aslinya karena nanti perlu memperlihatkan dokumen-dokumen aslinya pada saat memasukkan permohonan di kantor Imigrasi.

2.    Dokumen hasil terjemahan berkas-berkas tersebut di nomor 3 diatas dalam Bahasa Inggris dan Jepang yang ternyata tidak perlu menggunakan jasa penerjemah resmi apalagi tersumpah, sebagaimana banyak info yang saya dapatkan sebelumnya. Dalam pengalaman saya mengurus CoE kali ini, saya cukup membuatnya sendiri sesuai contoh template yang banyak terdapat diinternet, lalu saya kirim sof filenya ke istri yang masih di Indonesia via email, lalu istri print disana dan minta legalisir ke KUA (untuk terjemahan surat nikah), legalisir ke Pak Lurah (untuk terjemahan Kartu Keluarga serta Akte Anak. (catatan : lho kok akte anak dilegalisir ke Pak Lurah?...iya saya lakukan karena saya berpikir orang Jepang juga tidak akan peduli dengan siapa yang menerjemahkan dan siapa yang tandatangan, yang penting terjemahannya bisa dibaca dan dimengerti apa maksud yang tertulis di copy berkas asli dan terjemahannya ada stempel, maka selesai urusan. Dan ini telah saya buktikan dalam pengurusan CoE kali ini. Bahkan karena waktu yang amat terbatas saat itu, saya malah berpesan ke istri agar bila tak ada Instansi yang mau tandatangan terjemahan bikinan saya itu, maka saya bilang istri untuk menemui tukang stempel teman saya di jalan Semarang Surabaya untuk minta distempelkan itu terjemahan saya, asal stempelnya bentuknya bulat, sebisa mungkin warna tintanya merah. Untung hal tidak sampai terjadi karena Pak Lurah bersedia membantu melegalisir karena saya khan warganya yang baik…hehehehehehehehehe)

3.    Lalu saya menyiapkan selembar bukti status saya bahwa benar-benar sebagai mahasiswa disini dengan mencetak Sertifikat masuk (Certificate of Enrollment melalui mesin pencetak otomatis yang ada di hampir setiap universitas di Jepang sini serta bukti  pembiayaan sekolah kita dari mana. Dalam hal saya, saya menyiapkan asli berkas sertifikat beasiswa Honour Monbukagakusho serta sertifikat Research Asistant dan Teaching Asistant saya ditambah surat garansi asli dari Sensei yang menerangkan bahwa saya sekolah disini dengan biaya dari ketiga hal tersebut diatas plus sensei menjamin bahwa memang orang-rang yang akan diundang adalah keluarga saya dan dia bersedia menjamin/mensupport segala kesulitan / masalah yang mungkin muncul nantinya. (saya amat merasa beruntung mendapat Profesor yang amat sangat mengerti kondisi saya…hehehehehehe..Alhamdulillah)

4.    Kemudian  saya siapkan selembar fotocopy  ‘’ Resident Card’’ saya. (saja, tidak perlu repot-repot menyiapkan ‘’Certificate of Alien Registration’’ juga, karena sekarang Alien Card sudah tidak dipakai di Jepang.)

5.    Pada beberapa (bahkan di hampir semua info CoE) selalu disebutkan agar kita menyiapkan fotocopy Buku tabungan Jepang yang ini mungkin maksudnya sebagai salah satu bukti bahwa kita memiliki kemampuan finansial untuk menanggung biaya keluarga selama tinggal di Jepang.

Saya berani menyampaikan hal terbaru bahwa, hal itu tidak mutlak diperlukan, karena selain memang tidak disebutkan secara tertulis di persyaratan resmi, juga itu khan hanya asumsi (atau bahkan bisa saya katakan, ketakutan kita sendiri?, takut dinilai kita tidak mampu mengundang anak istri?). Dalam hal pengalaman saya mengurus CoE bulan lalu, semua lampiran itu tak perlu dan dikembalikan oleh petugas imigrasinya.

    Setelah saya yakin semua dokumen lengkap, tanggal 1 Juli 2016 pagi, dengan semangat 45, menggunakan  kereta lokal saya pergi ke Kantor Imigrasi di Shimonoseki. 

    Saat saya menyerahkan semua berkas, petugas Imigrasi bertanya apakah saya PNS, saya jawab iya  sambil menunjukkan passport biru/paspor dinas saya. Dan dari sebuah referensi info di internet, saya saat itu benar-benar membuktikan bahwa paspor biru memang sakti dan lebih memudahkan proses.  ( silahkan lebih detail membaca di link berikut ini : https://books.google.co.jp/books?id=E-j9AwAAQBAJ&pg=PA37&lpg=PA37&dq=mengurus+Coe+dengan+paspor+biru&source=bl&ots=770lK8CZRx&sig=-V-Tpfu7-Yd4Y_ISrFZRwdNC-hl=id&sa=X&ved=0ahUKEwjfzs_X4Z3OAhVDi5QKHdqvD-UQ6AEITDAH#v=onepage&q=mengurus%20Coe%20dengan%20paspor%20biru&f=true

Hampir semua berkas foto copy yang saya siapkan dikembalikan kecuali surat garansi dari Sensei, surat keterangan sebagai mahasiswa, copy sertifikat beasiswa serta copy terjemahan-terjemahan ( catatan : untung saya terjemahkan sendiri dan tidak membuang uang dan waktu untuk menerjemahkannnya di penerjemah tersumpah segala). Lalu petugas memberikan tanda terima seperti gambar ini.

ALhamdulillah urusan hari itu amat sangat lancar, karena hanya membutuhkan waktu 15 menitan saja di kantor Imigrasi Shomoniseki. Dan dengan hati gembira penuh syukur kepada Allah SWT atas kemudahan dan kelancaran urusan yang diberikan, saya pulang dengan ceria ke Ube menggunakan kereta lokal lagi.

Oh ya, jangan lupa kita siapkan amplop dengan alamat kita di sisi pengiriman (alamat yang akan dikirimin surat tersebut) dengan perangko cukup untuk ‘’kakitome’’ (kilat tercatat) yang nilainya bervariasi menurut lokasi dimana kita berada.

Dari berbagai informasi standar pengurusan COE, katanya akan membutuhkan waktu 1-3 bulan. Dari pengalaman saya, ternyata hanya butuh 2 hari sudah bisa selesai dan CoE telah saya terima pada hari Kamis, 7 Juli 2016. Ya 2 hari saja, karena pada Senin 4 Juli 2016 sore saya menerima surat dari Imigrasi yang isinya agar saya mengirim ulang foto anak istri karena fotonya kurang jelas.

 Maka esoknya tanggal 5 Juli siang 2016 siang, amplop yang telah disediakan didalam surat tersebut saya isi foto anak dan istri saya  lalu saya kirim dengan perangko 82 yen saja ke Imigrasi Shimonseki. Dan…….alhamdulilah di Kamis petang jelang maghrib tanggal 7 Juli 2016, datanglah sebuah amplop yang isinya 2 lembar CoE anak istri saya. Alhamdulillah pengurusan CoE ini tidak ada biaya yang kita harus bayarkan di Imigrasi itu.

Jadi intinya, jangan kita mengasumsikan sendiri kalimat informasi yang telah terlulis resmi di website Kedubes/Konjen Jepang terkait pengurusan CoE. Ikuti dan lengkapi saja berkas persyaratan sesuai yang tertulis/yang diminta dalam pengumuman resmi tersebut.

Bagimanapun juga, mohon maaf bila tulisan pengalaman saya ini mungkin menggunakan Bahasa yang amat sangat jauh diluar etika.dan standart menulis, Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya karena saya hanya ingin berbagi info dan  semoga bermanfaat dan Selamat membawa keluarga ke negeri Blue Samurai.

*) Penulis adalah PNS pada Pemerintah Provinsi Jawa Timur dan saat ini adalah mahasiswa Tugas Belajar Program Doktoral (S3) di Graduate School of Science and Engineering Yamaguchi University di kota Ube, Yamaguchi Prefecture-Japan; juga alumni Program Master Program di Graduate School of Science and Engineering Saga University di kota Saga, Saga Prefecture-Japan pada tahun 2004-2006.